RODO i przetwarzanie danych osobowych dla celów ZFŚS

Przepisy RODO mają przełożenie również na kwestie związane z zfśs, jego regulaminem oraz badaniem tzw. kryterium socjalnego czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z omawianego funduszu.

Czy pracodawca musi posiadać zgodę na pozyskiwanie i przetwarzanie danych osobowych pracowników i innych osób uprawnionych do korzystania z zasobów zfśs?

Dane osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń zfśs na potrzeby dystrybuowania tychże świadczeń pracodawca pozyskuje:

na podstawie art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat finansowanych ze środków przeznaczonych na działalność socjalną uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej,
w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w myśl którego przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wtedy, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

A zatem na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby zfśs nie ma wymogu zbierania zgód, gdyż oba wymienione wyżej przepisy są wystarczającą podstawą do żądania podania danych i ich przetwarzania. Efektem odmowy udostępnienia danych będzie odmowa przyznania wsparcia z zfśs.

Czy po wejściu w życie przepisów RODO należy zmodyfikować regulamin gospodarowania zfśs?

Tak. Treść regulaminu zfśs powinna być spójna z zasadami wskazanymi w RODO. A jak do tego doprowadzić? Otóż w omawianym dokumencie pracodawca musi wskazać:

swoje dane (przede wszystkim pełną nazwę, adres siedziby, NIP), aby jasnym było kto jest podmiotem uprawnionym do zbierania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z zfśs,
cel przetwarzania danych ww. osób – wystarczy tu stwierdzenie, że dane osób uprawnionych są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji uprawnień do uzyskania wsparcia finansowanego ze środków przeznaczonych na działalność socjalną,
podstawę prawną przetwarzania danych, tj. art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
czas przechowywania danych, który powinien być adekwatny do realizacji celu przetwarzania danych osobowych – przykładowy zapis dotyczący tego zagadnienia może brzmieć następująco: „Dane osobowe osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń z zfśs są przechowywane przez okres ubiegania się o konkretne świadczenie oraz czas niezbędny do ustalenia prawa do świadczenia i realizacji tego prawa, a także okres 3 lat od dnia wymagalności roszczenia, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy.”,
jakie prawa w zakresie swoich danych osobowych posiada osoba uprawniona do korzystania z zasobów funduszu socjalnego – chodzi tu przede wszystkim o poinformowanie o prawie do uzyskania dostępu do swoich danych, żądania sprostowania lub usunięcia danych albo ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia danych do innego administratora, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Nadmieńmy, że na mocy art. 27 projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 z 28 marca 2018 r., znowelizowany ma zostać art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, wskutek czego w przepisie tym zostanie wyartykułowane zobowiązanie osób uprawnionych do korzystania z zfśs do przekazywania swoich danych w tym celu w formie oświadczenia. Należy przyjąć, że oświadczenie to będzie mogło być złożone w formie pisemnej lub elektronicznej.

Przywołany projekt ponadto:

przewiduje, że zakład pracy będzie mógł przetwarzać dane osób uprawnionych wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przyznania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z zfśs, a także do ustalenia ich wysokości,
zobowiązuje pracodawcę do przechowywania danych nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji ww. celów oraz przez okres dochodzenia do nich praw lub roszczeń, a także
obliguje do uwzględnienia powyższych zasad w regulaminie gospodarowania środkami wyasygnowanymi na wsparcie socjalne.

Wyjaśnienia GIODO nadal aktualne

W świetle RODO aktualna pozostaje interpretacja GIODO zamieszczona na stronie www.giodo.gov.pl, mówiąca o tym, że zakłady pracy są uprawnione poprzez odpowiednie zapisy w regulaminie zfśs do obligowania osób chcących otrzymać konkretne wsparcie z funduszu socjalnego do przedstawienia określonych oświadczeń, zaświadczeń czy innych dokumentów potwierdzających ich sytuację rodzinną, materialną czy życiową.